10 krokov, ako prepojiť CMS s ERP systémom
Nad otázkou, ako prepojiť CMS a ERP systém, sa spoločnosti zamýšľajú vo chvíli, keď už nie je udržateľné spravovať dáta a procesy manuálne. Prípadne, ak projekt expanduje a pracná administrácia spôsobuje spomalenie a časté chyby.
V ui42 sme vyvinuli vlastný flexibilný redakčný systém – CMS BUXUS, na ktorom funguje viac než 150 webstránok. S prepájaním ERP a CMS systémov máme navyše viac než 25 ročné skúsenosti. Zhrnuli sme preto niekoľko dôležitých krokov, ako na to.
Čo je ERP systém?
ERP systém (Enterprise Resource Planning) je centrálny systém na riadenie a spravovanie procesov v rámci projektu/biznisu. Ide o prepracovaný mechanizmus, ktorý pomáha koordinovať jednotlivé aktivity vo viacerých oddelených súčastiach podniku, napríklad v e-shope a kamennej predajni.
ERP tak:
- zefektívňuje procesy,
- sprehľadňuje kontrolu,
- automatizuje
- a teda šetrí čas aj náklady na manuálnu administráciu.
Aké sú výhody prepojenia CMS a ERP systému?
Zlepšenie používateľskej skúsenosti
Ak dokáže e-shop svižne reagovať na skladové zásoby prepojené s kamennou predajňou, nemôže sa stať, že predáte tovar, ktorý nie je už v tej chvíli na sklade. A to je len jeden z príkladov. Mnohé z nich prispievajú k pozitívnemu dojmu zákazníka a teda zlepšeniu UX – používateľskej skúsenosti. So spokojného zákazníka sa stáva verný zákazník, ktorý web ďalej odporučí.
Oba systémy sa môžu rozvíjať podľa potrieb biznisu
Na CMS systém sú kladené iné nároky, ako je to v prípade ERP systému. Keďže musí reagovať na požiadavky trhu a e-commerce trendy dynamickejšie, prepojenie s ERP systémom mu umožňuje potrebnú flexibilitu.
Ušetrený čas a automatizácia procesov
Administrácia e-shopu alebo dokonca viacerých predajných kanálov (e-shop, predajňa a pod.) si vyžaduje svoju daň. ERP systém vás odbremení od prepisu objednávok, prevezme systém správy skladu a jeho riadenie či dokonca koordináciu objednávok, dopravcov, alebo štítkovania.
Efektívnejšie rozdelenie pracovnej náplne
Vďaka prepojeniu CMS a ERP môžete jednoduchšie rozdeliť kompetencie a pracovnú náplň zamestnancov. Nie každý tak nutne potrebuje ovládať prostredie a procesy v rámci ERP a CMS systému.
Máte pocit, že nastal ten správny moment, kedy by ste mohli výhody ERP systému využiť? V tom prípade vás bude zaujímať, na čo si dať pri jeho integrácii pozor.
Desať krokov, ako na prepojenie ERP a CMS
1. Pripravte tím
Každý zo systémov má svoje prostredie na administráciu a taktiež procesy a špecifiká. Na začiatok je dôležité vedieť, či už bolo ERP v projekte implementované, alebo ide o prvé prepojenie. V prípade, ak ste s ním ešte do kontaktu neprišli, bude štartovacia čiara o niečo náročnejšia.
Okrem toho je podstatná aj informácia o tom, či boli dané systémy už navzájom prepájané, aké sú skúsenosti so znalosťou toho druhého prostredia a akú podporu dokáže ERP pri integrácii s CMS poskytnúť. V ideálnom prípade vyhraďte na celý proces tím ľudí, ktorí budú vzájomne komunikovať a prepojenie vytvárať.
2. Rozdeľte dáta
Pri prepojení sú kľúčové dáta. Preto by ste ich mali v prvom kroku dôkladne analyzovať – kde všade, v akom rozsahu a akého typu sú. Zahrňte dáta z e-shopu, prípadného existujúceho ERP aj externých feedov. Následne je dôležité rozdeliť ich na tie, ktoré ostávajú v CMS a tie, ktoré bude spravovať ERP.
Hoci neexistuje žiadne konkrétne pravidlo, odporúčané rozdelenie môže vyzerať napríklad takto:
- Základ pre ERP: produktové portfólio, cenotvorba, skladové hospodárstvo, základná kategorizácia.
- Základ pre CMS: obrázky, popisy, lokalizácia, multimédia, dokumenty a všetky dáta nepotrebné pre ERP.
3. Definujte základné procesy
Aby prebehlo prepojenie CMS a ERP systému čo najhladšie, je dôležité zodpovedať si hneď na začiatok niekoľko základných otázok:
- Kto bude pridávať produkty a spravovať portfólio?
- Kto a na akej strane bude zodpovedať za dáta produktov?
- Kto a kde bude riešiť preklady?
- Ako budú spracované objednávky a do akej miery potrebuje administrátor prístup do jednotlivých systémov (je potrebný aj v CMS alebo stačí na úrovni ERP)?
- Aké budú práva a role osôb v rámci správy v jednotlivých systémoch (napr. spravuje produkty, ale už nie objednávky a pod.)?
- Či má projekt špecifiká, ktoré treba zohľadniť (napríklad medzinárodný tím, importy a pod.).
4. Upresnite spôsob prepojenia
Každé prepojenie v sebe zahŕňa detaily, ktoré je potrebné presne zadefinovať. Príkladom sú zmenové zoznamy, v rámci ktorých sa CMS pýta ERP systému v určených časových intervaloch (minútach, hodinách) na zmeny v produktoch, objednávkach či užívateľoch. Okrem toho sú tu notifikácie (upozornenia), ktoré odosiela naopak ERP do CMS. Aby bolo prepojenie čo najefektívnejšie, pri definovaní týchto nastavení je potrebná súčasť všetkých 3 strán (klient, CMS aj ERP).
5. Zadefinujte si, kto určí kategorizáciu
V prípade, ak to bude ERP systém, máte istotu, že budú všetky dáta na jednom mieste. Môže však nastať problém, kedy kategorizácia nemusí ladiť s požiadavkami na frontende e-shopového riešenia alebo nebude prítomná pre externých administrátorov. Ak kategorizáciu prevezme na plecia CMS, benefitom sú lepšie nástroje v rámci e-commerce vyladenia, možnosti zahrnúť viacerých používateľov (aj externých) a taktiež jednoduchšie rozhrania v rámci UI dizajnu.
6. Rozdeľte parametre a vlastnosti produktu
Výhodu riešiť parametre a vlastnosti produktu v rámci CMS je, že administrátori nemusia mať prístup do ERP a nemusia sa zorientovávať v novom prostredí. Zároveň platí, že v rozhraní CMS systému je zvyčajne viac pokročilejších nástrojov na správu parametrov produktov. Na druhej strane, podobne, ako v prípade kategorizácie, máte všetky dáta pod krídlami ERP systému pekne pokope. Nevýhodou je však náročnejšia synchronizácia a potrebný základ pre reporting a analýzy.
Čo sa týka variantov produktov, tie odporúčame spravovať zásadne v rámci ERP systému. Dôvodom je, že variant je v podstate ako každý produkt osobitne – má svoju cenu a taktiež podlieha skladovému hospodárstvu zvlášť.
7. Ceny spravujte v ERP, CMS ich len zobrazuje
Cenotvorbu preberá ERP systém. Týka sa to aj položiek ako je mena, cena s DPH/bez DPH, prípadne akciových cien. Úlohou CMS systému je statické preberanie týchto informácií (ideálne bez zaokrúhľovania) a ich zobrazovanie v e-shope. Naopak, percentuálne zľavy – napríklad, ak si zákazník uplatňuje zľavový kód, riešte v rozhraní CMS. Platí to aj pre B2B portály v prípade cenových hladín a individuálnych ponúk.
8. Skladové hospodárstvo pod taktovkou ERP systému
Keďže je CMS len jedným z predajných kanálov (nezahŕňa kamennú predajňu alebo iné sklady), stav skladových zásob je efektívnejšie a presnejšie riadiť pomocou ERP. Zahŕňa totiž aj rezervácie, blokácie, reklamácie alebo prípadné presuny v sklade.
UIČKOVSKÝ TIP: Pri evidencii skladového hospodárstva odporúčame oddeliť položky počet kusov a stav skladu. Aktuálny počet produktov na sklade 0 nemusí zákonite znamenať, že sa tovar nedá kúpiť napríklad na objednávku.
9. Objednávky preneste do ERP a notifikujte prostredníctvom CMS
Celý proces by mal vyzerať nasledovne: Objednávka by mala byť prepísaná do ERP systému čo najskôr, ako je to možné. Nasleduje zablokovanie tovaru a počtu kusov a spracovanie objednávky v rámci ERP. Ďalším krokom je prenos stavu objednávky z ERP do CMS (v tomto bode odporúčame zvýšený dôraz na eliminovanie zlyhania celej komunikácie medzi systémami). A napokon notifikácia zákazníkovi pomocou CMS systému.
10. Testujte prepojenie CMS a ERP
A to najmä vo vyššie uvedených bodoch. Skôr, než celý systém uvediete do života, odporúčame vytvoriť si testovacie scenáre a prejsť si spoločne:
- pridanie produktu,
- zmenu parametrov produktu,
- zmenu ceny,
- zmenu skladovej zásoby,
- aj zmenu stavu objednávky.
Ak prídete na nejaké pochybenie, je to vlastne dobrá správa, pretože ho viete vyladiť skôr, než by stihlo napáchať problémy v ostrej prevádzke.
Vieme, o čom hovoríme. V ui42 sme prepojili už vyše 13 rozličných ERP systémov s desiatkami e-shopov. Poznáme náročnosť celého procesu, kde pre hladký priebeh zohrávajú rolu nielen vhodný dodávateľ, ale aj projektový manažment, vzájomná komunikácia a reálne očakávania na výsledky prepojenia. Stojíte so svojim projektom v bode, kedy zvažujte prepojenie CMS a ERP systému? Obráťte sa na nás, radi vám pomôžeme efektívnejšie spravovať váš biznis.
