Automatizácia podnikových procesov očami odborníka: Ako začať a na čo si dať pozor?
Automatizácia podnikových procesov je v súčasnosti jedným z najvýznamnejších trendov v oblasti manažmentu a podnikania. Pre firmy znamená výraznú úsporu času a nákladov a zlepšenie produktivity. Pozreli sme sa na tento trend očami Romana Kalamena, obchodného manažéra Money ERP spoločnosti Seyfor Slovensko, a.s., ktorý v rozhovore zdôraznil výhody automatizácie pre podnikové procesy.
Keď sa povie automatizácia, každý si pod týmto pojmom predstaví niečo iné, ale zvyčajne to ľudia vnímajú ako niečo zložité. Čo teda predstavuje pojem automatizácia?
Automatizácia znamená zjednodušenie práce a procesov v rámci jednej firmy. Tieto procesy sú pritom rôzne v závislosti na jej zameraní. Hlavná výhoda automatizácie však spočíva v tom, že v rámci firmy výrazne šetrí mzdové náklady a zjednodušuje prácu v back-office.
Je výhodnejšie investovať do automatizácie procesov než mať zložitú personálnu štruktúru. Pokiaľ firma vybavuje 100 objednávok denne, tak je proces ich vybavenia zložený z mnohých čiastkových úkonov, ktoré si vyžadujú minimálne 2 – 3 zamestnancov back-officu, čo je pri rozvoji firmy nákladovo neudržateľný stav. Pokiaľ sa však tento proces zautomatizuje, tak je potrebný len 1 človek. Všetko sa vďaka automatizácii posunie, zjednoduší a zrýchli. Podľa môjho názoru má teda automatizácia firme predovšetkým pomáhať a posúvať ju vpred.
Automatizácia podnikových procesov šetrí čas zamestnancom, znižuje náklady a zjednodušuje podnikové procesy. Ako ale správne začať s automatizáciou?
Bežná prax bohužiaľ stále je, že v prípade, že firma rieši určitý procesný problém, často vidí riešenie v prijatí novej pracovnej sily. Neuvažuje strategicky. Nová generácia podnikateľov sa na to však pozerá už strategickejšie a sú viac systémovo orientovaní – vidia skrytú náročnosť úloh, ktorú možno jednoducho vyriešiť automatizáciou.
Ideálny postup by teda mal byť nasledovný:
- Firma nás osloví vo chvíli, kedy zistí, že má určitý problém a v podnikovom informačnom systéme vidí riešenie.
- Spoločne zhodnotíme aktuálny stav danej firmy v rámci predimplementačnej konzultácie a analýzy.
- Následne navrhneme najlepšie možné riešenie.
- Jednotliví odborní konzultanti sa potom venujú danej firme individuálne podľa jej špecifík.
Automatizácia podnikových procesov pomocou ERP systému predstavuje značnú finančnú investíciu. Oplatí sa tento krok?
Prax v rámci československého trhu je bohužiaľ stále taká, že na investíciu do niečoho nehmotného sa nazerá ako na poslednú možnú investíciu. Zvolí sa radšej cesta prijatia nového zamestnanca, ktorého si firma dokáže podľa vlastných potrieb vyškoliť a dať mu určitú zodpovednosť, zatiaľ čo software je pre nich niečo nehmotné a neosobné.
Skúsenosť je pritom taká, že po úspešnej implementácii ERP systému v rámci firmy klient sám po roku až dvoch využívania väčšinou hodnotí tento krok veľmi pozitívne. Uzná, že zo začiatku je to dosť náročný proces – zmena všetkých firemných systémov, procesov, navyknutie si na niečo nové – ale už by sa do predošlého stavu nevrátil.
Na trhu existuje široká škála ERP systémov. Ako vybrať ten správny, pokiaľ sa podnikateľ rozhodne pre automatizáciu podnikových procesov?
Dôležité je vedieť, koľko chcem investovať, akým technickým spôsobom chcem mať informačný systém riešený a vedieť, čo mi má systém konkrétne vyriešiť. Pokiaľ si podnikateľ zodpovie všetko vyššie uvedené, potom je nutné zamerať svoju pozornosť na poskytovateľa daného ERP systému. Na výber sú samozrejme okrem miestnych aj zahraniční poskytovatelia. Ja osobne by som však preferoval tuzemský ERP systém, pretože ten je etablovaný v našich trhových podmienkach. Ďalším dôležitým faktorom je aj kvalita zákazníckej podpory alebo to, či sú k dispozícii možnosti individuálneho vzdelávania. Netreba zabúdať ani na napojiteľnosť ERP systému na riešenia tretích strán, kam môžeme kľudne zaradiť aj oblasť e-commerce.
Vy sa venujete ERP systémom a automatizácii firemných procesov už 17 rokov. Je niečo, čo vás v tejto oblasti stále dokáže prekvapiť?
Najviac ma stále prekvapujú klienti, ktorí požadujú podnikový informačný systém, ktorý za nich vyrieši úplne všetko a bude fungovať sám. Taký systém na svete však nie je. Je nutné na ERP nazerať ako na systém, ktorý neeliminuje ľudský faktor, ale bude jeho významnou pomocou.
Prečítajte si celý rozhovor s Romanom Kalamenom, v ktorom sa dozviete napríklad aj to, na čo si dať pozor pri výbere ERP systému a ako zaistiť, aby ho firma nemusela po krátkej dobe opäť meniť.
